تفاجأت بعثة الهلال اولاً بعدم حضور مندوب النادي لمطار المدينة لاستقبال البعثة ومن ثم تواصلت الحرب النفسية بالغاء حجز البعثة بفندق رويال والذي تم التأمين على حجزه بواسطة وفد المقدمة بجانب رئيس فريق بيغ بوليتس مما ادى الى انتظار اضافي لحوالي ساعتين لاعضاء البعثة بصالة الفندق يذكر ان الهلال وقع عقدا مع الفريق بملاوي للمعامله بالمثل بعد ان استضافه بامدرمان في مباراة الذهاب .
واوضح اللواء عثمان سر الختم عضو مجلس الادارة ورئيس البعثة في تصريح لموقع الهلال الرسمي قائلاً : على غير المتوقع فوجئنا عقب وصول البعثة بسوء الاستقبال بالرغم من المعاملة الطيبة التي وجدها مدير العلاقات العامة الذي وصل امس الاول لملاوي وعقد اجتماعات مكثفة مع ادارة النادي التي امنت على الاستضافة والمعاملة الكريمة وهو الشئ الذي بعث بالاطمئنان للبعثة الا اننا فوجئنا بابتعاد ادارة النادي من الاستقبال متعليين بتقديم استقالاتهم صباح اليوم عن ادارة ناديهم وقرروا عدم الاشراف على المباراة وابدت ادارة النادي عدم قدرتها على دفع تكاليف الفندق وتم الاتصال بوزير الرياضة بملاوي والذي اكد على سير الاجراءات على ذات النهج وعلى حساب الحكومة وكان ذلك بحضور رئيس النادي وتم التأمين على حجز الفندق مؤكدين تسليمهم المبلغ المذكور قبل وصول الهلال .
وبعد وصول بعثة الهلال لفندق رويال فوجئنا بالغاء الحجز رغم كل التأكيدات السابقة وقررنا فوراً حجز الفندق على حسابنا الخاص مع تقديم شكوى رسمية للكاف عن طريق الاتحاد العام لكرة القدم السوداني وبالفعل شرع مجلس الادارة في هذا الشأن بعد الاتصال بهم . كما سيتم تسليم شكوى رسمية لمراقب المباراة وتسليمه العقد الموقع بين الناديين بامدرمان .
